Informasjon til helse- og omsorgspersonell

I bofellesskapet bor det ni tjenestemottagere med utviklingshemning i alderen 25-65 år. Bofellesskapet har to etasjer hvor det bor fem personer i 1. etasje og fire personer i 2. etasje, alle i egne leiligheter. Alle leilighetene har ytterdøren sin ut til en fellesgang.

Personalgruppen består av omtrent 70 personer inkludert vikarer, og 22 personer er på jobb i løpet av et døgn. Det er 16 miljøterapeuter, 10 fagarbeidere og resten jobber som pleiemedarbeidere. Noen av vikarene er også miljøterapeuter eller fagarbeidere. Det er 1-1 bemanning hos alle tjenestemottagerne, hos noen er bemanningen 2-1.

Et par dager etter en arbeidshelg tok en ansatt en koronatest fordi vedkommende var blitt syk, og avdelingsleder fikk den ettermiddagen beskjed om at testen var positiv. Hun kartla da hvilke av tjenestemottagerne vedkommende hadde vært i kontakt med den helgen, og det viste seg at også en av tjenestemottagerne i 1. etasje var blitt syk.  

Samtidig mottok enhetsleder telefon fra Koronasenteret som bad om hjelp til å kartlegge hvilke ansatte som hadde vært på jobb samme helg som den smittede ansatte. Koronasenteret avgjorde etter kartleggingen at 25 ansatte, som alle jobbet i 1. etasje, måtte i karantene.

En sykepleier og ansatt fra boligen gjennomførte så koronatester av alle tjenestemottagere som hadde symptomer, hjemme i deres leiligheter. Resultatet ble at tre tjenestemottagere i 1. etasje var smittet. Ingen i 2. etasje var smittet. Til sammen ble ti tjenesteytere smittet av covid-19 i løpet av utbruddet. Tjenesteytere som var på jobb i denne perioden ble testet hver tredje dag enten i bofellesskapet eller ved Koronasenteret i kommunen.

Det ble umiddelbart satt sammen en gruppe av tre avdelingsledere og enhetsleder. Disse fikk først i oppgave å ringe til alle ansatte i avdelingen for å informere om smitte blant personalet og tjenestemottagere. Telefonlisten over ansatte som hadde blitt laget i mars måned var ikke blitt oppdatert. Listen ble nå oppdatert og lagret i et format som vil gjøre oppdateringsjobben lettere i fremtiden.

Det var allerede før utbruddet laget en beredskapsplan med tanke på et mulig Covid-19 utbrudd, hvor tanken var å flytte smittede til et dagsenter. Planen ble skrinlagt da smitten var et faktum. Smitteutbruddet måtte håndteres på en annen måte, til det beste for tjenestemottagerne. Et stort problem var mangel på tjenesteytere, da mange var satt i karantene. Noen stilte seg til disposisjon for å jobbe hos de som var smittet. For de som meldte seg frivillig til dette, ble det søkt dispensasjon fra kommuneoverlegen for at ansatte kunne jobbe i karantenetiden

1.etasje ble inndelt og merket som en «uren sone». De som var smittet ble isolert i leilighetene sine, og mottok bistand fra faste tjenesteytere som bare jobbet i 1. etasje under hele utbruddet. Personalet som jobbet i 2. etasje jobbet kun der, og de benyttet uteboden i 2. etasje som garderobe. De var ikke i kontakt med noen i 1. etasje under utbruddet, og ved å holde etasjene og personalet adskilt gjennom hele perioden klarte de å hindre videre smittespredning i bofellesskapet.

En hurtigløsning den første helgen av utbruddet ble at personalet i 1.etasje fikk låne en campingvogn som ble brukt som personalrom. En utvendig søppelbod ble inndelt i «ren og uren sone». Der byttet de ansatte til smittevernsutstyr før de gikk inn og ut fra leilighetene til tjenestemottagerne.

Inngangsdørene til leilighetene hvor tjenestemottagere var smittet ble blokkert mot fellesgangen, og deres inn- og utgang til leiligheten ble verandadøren. Det måtte fattes et vedtak etter smittevernloven § 4-1 om låst utgangsdør til fellesareal, og det ble gjort av kommuneoverlegen.

Tjenestemottagere med covid-19 fikk etter hvert mer alvorlige symptomer og ble sykere, og det ble utfordrende for tjenesteyterne å ivareta dem. Mange av de ansatte var assistenter, og hadde lite trening i å ta målinger for å utføre en NEWS-2. NEWS-2 står for National Early Warning Score og er et hjelpemiddel for å observere og så tidlig som mulig oppdage tegn på klinisk forverring. Når noen er smittet med Covid-19, kan det være betryggende å ta målinger av dem for å ta NEWS-2 flere ganger i døgnet. Skåringen på NEWS -2 kan fortelle noe om hvordan sykdommen utvikler seg, om det er blitt så alvorlig at personen trenger for eksempel oksygentilførsel eller kanskje en sykehusinnleggelse. 

Det manglet nok medisinsk-teknisk utstyr til å ta NEWS-2 målinger i bofellesskapet. For å ta en NEWS-2 måling trenger man et pulsoksymeter, et temperaturmål, et blodtrykksapparat og et stetoskop og en klokke hvor en kan se og telle sekunder.

De måtte derfor låne utsyr fra andre avdelinger og fra de friske tjenestemottagerne. Det ble også kjøpt inn nytt utstyr fra apoteket, slik at alle beboere som var smittet hadde eget utstyr.

Kommunes smitteteam kom fort for å bistå de ansatte med kompetanse om rene- og urene soner, om av- og påkledning av smittevernsutstyr og andre smittevernsrutiner som kast av søppel og vask av klær som har vært utsatt for smitte.

Bofellesskapet fikk låne en sykepleier og en vernepleier fra kommunens helseteam i habilitering. Deres oppgave ble å være administratorer på vakter. De hadde også ansvar for helseoppfølging av de som var syke, lære opp alle ansatte i å ta NEWS-2 av alle tjenestemottagere og de kvalitetssikret resultatene av målinger de andre ansatte hadde utført og de sjekke scoren til NEWS-2. De hadde i tillegg ansvar for opplæring og gjennomgang av smittevernrutiner for alle som var på jobb.

«Det var mye som skulle organiseres og det var uoversiktlig og vanskelig å få en oversikt. Det var mye henvendelser på telefon fra bekymra ansatte og det var utfordrende å skulle gi de et klart svar på ting som jeg ikke hadde et klart svar på selv» sier avdelingsleder Lode.

I tillegg til hjelp fra helseteamet fikk bofellesskapet uventet hjelp fra en tidligere enhetsleder og avdelingsleder fra en annen bolig som er utdannet sykepleier. Disse hjalp til med opplæring i å ta målinger for å utføre en NEWS-2 og med annet organisatorisk arbeid i startfasen, før helseteamet fra kommunen var på plass.

Det ble utarbeidet en ROS- analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse) for å holde oversikt over hva som var på plass og hva som måtte endres eller utføres. ROS- analysen var et viktig verktøy for ledelsen gjennom hele perioden. Det var mange som bisto arbeidet med ROS -analysen, og den bidro til å holde oversikt over helheten.

Det ble også opprettet en aktivitetslogg som alle hadde tilgang på. Loggen gjorde det lettere å se når de administrative arbeidsoppgavene var blitt gjennomført, hva som måtte gjøres videre og sikret at oppgaver ikke ble gjort dobbelt opp.

Alle som hadde administrator-vakt i bofellesskapet, fulgte en sjekkliste slik at de kunne kvalitetskontrollere alle oppgavene de hadde.

Avdelingsleder skjønte tidlig at hun måtte legge fra seg alle administrative oppgaver for å ivareta ansatte på jobb og tjenestemottagerne. Enhetsleder og en avdelingsleder fra en annen bolig tok over alt administrativt arbeid sammen med de andre som kom inn for å bistå situasjonen. De hadde kontroll på alt av overordnede oppgaver, samt var i tett dialog med Koronasenteret gjennom utbruddet.

For mange ansatte var det belastende å bli smittet av covid-19 på jobb, noen måtte isoleres i hjemmet sitt og noen måtte bo på karantene- hotell i denne perioden. Mange hadde behov for å snakke og bearbeide situasjonen, det ble derfor opprettet et team med psykologer fra kommunen som ringte til alle ansatte som var utsatt for å bli smittet. Alle ansatte kunne ringe en psykolog ved behov og bedriftshelsetjenesten iverksatte en ordning med støttesamtaler og vakttelefon.

«Flere av de ansatte som jobbet i karantenetiden testet positivt, dette gjorde at vi manglet enda mer personal. Kommunalsjefen sendte ut en oppfordring på mail til ansatte i habilitering med å kunne bistå oss. Vi fikk låne 4 personal fra andre avdelinger, to av de jobbet med smittede beboere og to jobbet inne i avdelingen. Det var utfordrende å lære opp nytt personal på smittet beboere og vi innser i ettertid at vi burde kvalitetsikret opplæringen bedre, det var tøft for nytt personal å skulle håndtere nye tjenestemottagere som i tillegg var smittet og syke» forteller avdelingsleder Lode.

Det ble problematisk for de ansatte å dokumentere i Profil, det elektroniske pasientjournalsystemet, så det ble skaffet nettbrett og helseteamet måtte lære opp ansatte i hvordan nettbrettet skulle benyttes. Ledelsen kjøpte også inn walkie talkier, så tjenesteytere raskt kunne komme i dialog med hverandre og administratorvaktene som jobbet i 1. etasje.

I starten av smitteutbruddet ble det sendt ut fellesmeldinger til ansatte på SMS fra mobil. Tilbakemeldingen fra de ansatte var at ikke alle fikk SMS. Med hjelp fra andre ansatte i kommunen ble det opprettet et SMS-system som utgikk fra Visma. Systemet gjorde det lettere og kjappere å få sendt ut viktig informasjon til alle.

Det var mange problemstillinger som skulle løses underveis. Hvor kunne de som jobbet i «uren sone» gå på do? Hvordan skulle søppel kastes og hvor og når kunne en røyke? Kan en bruke mobil når en er i smitteutstyr, hvilke klær kan benyttes og hvordan skal de vaskes?

Det var et stort behov for å alltid ha noen til stede som hadde god kunnskap om smittevern og om NEWS-2, og som kunne direkte gi veiledning til de involverte.

De som hadde administratorvakt, ivaretok personalet når avdelingsleder ikke var til stede. De var kunnskapsrike og opptrådde meget profesjonelt. De håndterte på strak arm de oppgavene de ble delegert, på tross av at ingen av de hadde vært med på et smitteutbrudd tidligere.

Etter bare noen dager ble det tydelig at de første smittevernrutinene ikke var gode nok, og «ren-uren sone» ble reorganisert. Det ble satt opp en brakke utenfor som fungerte som ren sone, og søppelboden ble skitten sone. Campingvognen var personalet sitt oppholdsrom når de hadde pause. Etter noen dager med øsregn ble det også satt opp et partytelt, det ble kjøpet inn varme jakker og ullsokker, samt en varmelampe som personalet kunne stå under. I ettertid kom de på at du kunne ha kontaktet Heimevernet eller Røde kors som kunne bistått dem med for eksempel et skikkelig telt eller lignende da det ble svært utfordrende å jobbe ute på grunn av det dårlige været vi hadde i hele perioden.

Personalet som jobbet med smittede tjenestemottagere jobbet som oftest 12 timers skift eller mellom-vakter på 10 timer. Dispensasjon ble søkt om, og innvilget av de ansattes fagforbund og kommuneoverlegen. Dette var noe de ansatte ønsket selv, da de vet hvor viktig det er for tjenestemottagerne å ha kjent personal hos seg og spesielt ved sykdom. En teamkoordinator jobbet intensivt dag og kveld for å sikre at personal kom på jobb.

Alle tjenestemottagerne i dette bofellesskapet er tilknyttet Primærhelseteam, som allerede før utbruddet kjente sine pasienter godt. De var derfor allerede innforstått med hvilke utfordringer både tjenestemottagere og ansatte vil befinne seg i ved et smitteutbrudd. Alle tjenestemottagerne som var smittet fikk symptomer som feber, tett i brystet, slapphet, hoste og rennende nese. To av de syke hadde symptomer i 4-5 dager, den tredje tjenestemottageren hadde symptomer i over 10 dager. De ansatte og avdelingsleder var i dialog med sykepleier i primærhelseteamet hver dag når behovet var der. Ansatte ved Primærhelseteamet ringte også til bofellesskapet jevnlig for å høre hvordan tjenestemottagerne hadde det og om det var noe de kunne hjelpe med. De gav veiledning til personalet og avdelingsleder, og det føltes trygt og godt.

En av tjenestemottagerne som var smittet ble veldig syk og scoret dårlig på NEWS-2. Vedkommende var slapp og tok ikke til seg mat eller drikke. Hun hadde en Sp02 helt nede i 84 (normalverdier for SpO2 er 95–100) og feber nær 40 grader og respirasjonen var dårlig. Hun hadde tett oppfølging med eget personal 24 timer i døgnet. Legen og sykepleier i Primærhelseteamet var tilgjengelige hele tiden, de kom på hjemmebesøk og de var i tett dialog på telefon og videomøter, både kvelder og helger. Det ble bestilt og gjort klart en oksygenkolbe og utstyr for å gi oksygen i hjemmet fra et rehabiliteringssenter, men heldigvis slapp tjenestemottager å benytte seg av dette. Samtidig forberedte legen i Primærteamet sykehuset om en mulig innleggelse. Avdelingsleder var i kontakt med sykehuset og lege flere ganger for å kvalitetssikre både behandling og om tjenestemottageren måtte legges inn. De tenkte at tjenestemottageren vil ha det best hjemme, så de tilstrebet å ha hen hjemme så langt det var forsvarlig.

Avdelingsleder fikk SMS hver kveld og hver morgen fra legen i Primærhelseteamet der han ville ha en oppdatering på NEWS-2 på den som var dårligst av de som var smittet. Avdelingsleder ringte ofte til Primærhelseteamet på ugunstige tider for å få råd og veiledning, og de ansatte i teamet var alltid tilgjengelige. Dette var ledelsen og ansatte i bofellesskapet utrolig takknemlige for.

«Jeg er så takknemlige for at alle våre beboere har Primærhelseteam, uten dem hadde vi ikke kommet oss så godt gjennom som vi gjorde. Jeg kan ikke få rost de nok!» sier avdelingsleder Lode.

Alle var i en krevende situasjon under smitteutbruddet og personalet hadde et kontinuerlig behov for å drøfte problemstillinger. Nye rutiner ble utarbeidet underveis, og det var til tider krevende å finne rutiner som passet alle. Det kunne bli noe frustrasjon og uenighet blant personalet, men stort sett så løste det seg greit når rutinene kom på plass.

Avdelingsleder hadde lite tid til de som bodde og jobbet i 2. etasje. De ansatte der opplevde mangel på informasjon og ble usikre på ledelsens beslutninger fordi de ikke var godt nok informert. Lederen forstår denne frustrasjonen.

Etter 12 dager ble isolasjonen for to av de som var smittet opphevet etter friskmelding fra lege. Ytterligere fire dager gikk før de kunne friskmelde den siste tjenestemottageren. Først etter en godkjenning fra lege og kommuneoverlege kunne de strenge tiltakene slippes opp. Et vaskefirma fra kommunen desinfiserte alle leilighetene etter endt isolasjon.

Avdelingsleder berømmer samtlige av de ansatte som jobbet både inne og ute i smitteutbruddet. Det var hele tiden en positiv innstilling om at dette skulle de klare sammen! Personalgruppen følte at de ble sett av kommunen, de fikk mange oppmuntrende ord, og kurver med god mat og drikke flere ganger av blant annet av kommunalsjefen, tidligere enhetsleder og andre i kommunen. Dette ble verdsatt av personalet som følte seg sett, og det gav en stadig motivasjon til å jobbe videre.

Elin Lode, avdelingsleder, vil berømme kommunens håndtering av smitteutbruddet. Som nevnt følte de seg sett og ivaretatt. Det var så mange forskjellige aktører som ble koblet inn for at de skulle komme seg trygt gjennom perioden. Enhetsleder som bisto oss til alle døgnets tider og var den trygge bautaen gjennom hele perioden.