Dagens "Plan- og bygningslov" av 27. juni 2008 (Kommunal- og moderniseringsdepartementet) erstatter tidligere lov av 1985, og regulerer bygging av omsorgsplasser. Nye byggeprosjekter vedtas politisk og forankres i ledelsen med et klart mandat. En ansvarsfordeling mellom styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgrupper er avgjørende for en smidig arbeidsprosess. Rutiner for kommunikasjon og rapportering må iverksettes og overholdes gjennom hele byggeprosessen. 

Byggeoppdraget legges som en hovedregel ut på anbud. Det er viktig at kriterier for valg av anbyder er klare, slik at man kan gjøre et kvalifisert valg.

Prosjektgruppa

Ledelsen i kommunen oppnevner prosjektleder og prosjektgruppe. Prosjektgruppa skal først og fremst være premissleverandør for den nye boenheten, følge opp byggeprosessen og være bindeledd mellom kommunen og entreprenøren. Prosjektgruppa må ha tenkt igjennom hvilke behov bygget skal tjene før arkitekt og entreprenør innvies i prosjektet og før oppdraget sendes ut på anbud. Prosjektgruppa bør kunne svare på:

• Hvilket mandat har vi som prosjektgruppe?

• Hvilke visjoner har vi for den nye boenheten?

• Hvem skal bo der og hvordan skal hverdagene deres arte seg?

• Hvilke premisser bør vi stille og hvorfor?

Prosjektgruppa bør bestå av fagpersoner med ulike kompetanse: kommunal byggansvarlig, ergoterapeut, brukerrepresentant, tillitsvalgt og verneombud.

Det vanlige er at fagpersoner innen helse blir forespurt om å gi faglige råd når en kommer til detaljene. Dette er ofte for sent. Når det gjelder brukerkravspesifikasjoner i boenheter til personer med demens, vil dette påvirke plassering av rom, arealdisponering, og andre faktorer som skjer tidlig i byggeprosessen. Det er vesentlig å vite om detaljer tidlig i planleggingen, for eksempel om det er ønskelig med veggmonterte toaletter.

Brukerrepresentanter har en viktig oppgave i planleggingen med å fortelle hvilke aktiviteter som skal foregå i boenheten og hvilke konsekvenser dette har for dimensjonering og fysisk utforming.

Den tverrfaglige prosjektgruppa bør få innflytelse på beslutningene som tas, da de sitter inne med faglig kunnskap om det daglige livet i boenheten.

Milepæler og frister

I byggeprosessen er det ofte korte tidsfrister som skal holdes og det kreves oversikt og innsikt for å planlegge og beslutte mye på kort tid. Det må settes opp en plan for når bestemmelser eller oppgaver skal være gjort. Prosjektleder setter opp en milepælsplan i samarbeid med prosjektgruppa. Prosjektleder bør opprette arbeidsgrupper som jobber med spesifikk spørsmål som romprogram og innhold, eller kriterier for utvelgelse av beboere til den/de nye boenhetene. På denne måten kan prosjektleder få innspill i tide til fristene, samtidig som hun knytter til seg ressurspersoner, og kan fungere som et knutepunkt for informasjon mellom alle aktørene i byggeprosessen. Prosjektgruppa skal først og fremst være premissleverandør for den nye boenheten, følge opp byggeprosessen og være bindeledd mellom kommunen og entreprenøren. I samtale med arkitekt, interiørarkitekt, landskapsarkitekt og byggmester under oppføring av bofellesskapene på Kurland og Eplehagen i Sarpsborg, kom det fram at kommunene må bli flinkere til å klargjøre hvilke bygningsmessige hensyn som må tas til de som skal bo og arbeide i huset før de kommer inn i bildet.

Prosjektgruppa må ha tenkt igjennom hvilke behov bygget skal tjene før arkitekt og entreprenør innvies i prosjektet og før oppdraget sendes ut på anbud. Dersom arkitekt og entreprenør engasjeres før prosjektgruppa er etablert, vil det bety at prosjektet ikke er godt nok gjennomdrøftet innad i kommunen. Dette kan bli kostbart, både i forhold til penger og tid, fordi tegninger ofte må endres for å bli i tråd med prosjektgruppas kriterier. Det er lettere å planlegge utforming av og innhold i et bygg der arkitekten vet hvilket funksjonsnivå de framtidige beboerne vil ha. Personer med demens trenger spesiell tilrettelegging for kognitiv svikt. Enkelte beboere kan få tilleggsproblemer som utfordrende atferd, som kan arte seg som motorisk uro, vandring eller roping. Dette krever tilstrekkelig areal og lydisolering. Demenssykdommer vil som oftest progrediere slik at beboerne etter hvert vil bli mer pleietrengende. Boenhetene må tilrettelegges for dette, eller man må ha en plan for å differensiere beboerne i grupper etter funksjonsnivå.

For å lese mer om demens, anbefales læreboka "Demens - Fakta og utfordringer", brosjyren "Hva er demens" og hjemmesiden www.aldringoghelse.no

Brukervennlighet  og tilgjengelighet

Et brukervennlig miljø vil si å tilrettelegge det fysiske miljøet for den gruppe mennesker som skal bo der. Prinsippene for universell utforming anbefales fulgt der de ikke kommer i konflikt med spesielle behov som personer med demens har, som for eksempel få og tydelige skilt i stedet for at alt skal skiltes (Husbanken 2002, Sosial- og helsedirektoratet 2004).

Personer med demens har svikt som påvirker kognitive funksjoner. Nedsatt hukommelse fører lett til at en ikke husker hvor eget rom eller leilighet er, ikke husker hvor en selv er og hvorfor en er der, eller det kan være vansker med å huske navn og gjenkjenne personalet. Nedsatt orienteringsevne påvirker evnen til å finne fram i boenheten, finne eget rom og WC, finne veien til kjøkken og stue, og finne veien utendørs. Orienteringsevne vil kunne ha med tidsorientering å gjøre, det å kunne skjelne dag fra natt og å følge en normal døgnrytme. Enkelte får vansker med å være orientert om egen person i senere stadier av sykdommen.

Oppmerksomheten svekkes slik at mange ikke tolker omgivelsene sine som tidligere. Evnen til resonnering, abstrakt tenkning og problemløsning er svekket, likeledes evnen til å lære nye ting.

Tilrettelegging for funksjonssvikt er svært viktig for at omgivelsene skal være brukervennlige. Tiltak som har vist seg å fungere bra er å bruke navneskilt på dørene til beboerrommene, eventuelt andre personlige landemerker, som bilder eller pyntegjenstander ved døra. Det kan være positivt å forsterke enkelte viktige inntrykk ved å bruke kontrastfarger, dette kan både fange oppmerksomheten og gi tydeligere og forenklet informasjon. For eksempel har det vært rapportert gode erfaringer med at døra til WC i fellesarealet har en annen farge enn de andre dørene i enheten. I en boenhet hadde de valgt rød dør til WC og i tillegg et symbol og teksten WC på dørbladet. Dette gjorde det lettere for beboerne å finne WC, noe personalet opplevde som en avlastning i og med at de slapp å følge beboerne til WC.

Valg av kraner og brytere er viktig med tanke på at beboerne har vansker med å lære å bruke nye ting. Det anbefales kraner og brytere som beboerne har sjanse til å kjenne igjen, og som de klarer å bruke ut i fra gamle vaner og rutiner.

Tilgjengelighet

Tilgjengelighet handler om både fysisk og visuell tilgang til rom og aktiviteter i enheten. På beboerens rom eller leilighet bør det være mulig å se WC fra senga.

Helst bør døra til badet være synlig fra senga. Hvis døra står på gløtt, og lyset på badet er på, vil beboeren lett kunne orientere seg og finne WC om natta. Fra en skjermet enhet ble det rapportert at nattevakta på sine runder slo lyset på og satte døra til badet på gløtt, nettopp for å hjelpe beboeren til å finne fram til WC. Dersom dette ikke ble gjort, gikk beboeren oftere ut på gangen for å lete etter WC.

I fellesarealene betyr tilgjengelighet at beboerne lett kan finne fram til felles stue og kjøkken. I en engelsk artikkel hevdes det at beboerne må oppleve felles stue og kjøkken som sitt territorium. Da kan de bruke rommet og føle seg trygge der (Brawley 1997).

Adkomst til hage fra fellesarealene er rapportert som viktig. Flere boenheter som har bygd nye enheter med direkte adkomst til hage, sier at dette er svært verdifullt. Beboerne kan gå ut og inn som de ønsker, og de opplever seg ikke innesperret slik de gjorde på den gamle enheten uten uteareal.

Arbeidsmiljø

En boenhet for personer med demens er både et bo- og behandlingstilbud og en arbeidsplass. Siden beboerne er avhengige av hjelp og støtte til alle daglige aktiviteter, vil boenheten også være en arbeidsplass (Arbeids- og sosialdepartementet 2005). Omsorgsideologi og hvordan tjenesten skal utføres vil spille en stor rolle for utformingen av enheten. De ansatte må ha areal for å utøve sin gjerning. Det er behov for kontorplass, arkivskap og hyller for oppbevaring av papirer, telefon og datamaskin, og det er behov for møte g samtalerom for personalet. I tillegg er det nødvendig med garderobe, som kan deles med andre ansatte på huset.

At arbeidsmiljøet er funksjonelt betyr at det er praktisk tilrettelagt med hensyn til avstand og tilgjengelighet mellom vitale servicerom, som skyllerom, lintøylager, matvarelager etc.

Planlegging for beboere med spesielle behov

Personer med demens og utfordrende atferd

Erfaringer viser at arealbehovet er større i boenheter for personer med utfordrende atferd enn i vanlige boenheter for personer med demens. Boenheter for personer med atferdsvansker bør planlegges for to til fire personer. De trenger egne rom med bad. Badene kan gjerne være større enn 5-6 kvm fordi de ofte trenger to pleiere i stellet.

Fellesarealene bør være romslige og med brede korridorer. God takhøyde er viktig, gjerne med overlys for at rommene ikke skal virke trange og knugende. Kjøkkenet i fellesarealet bør være møblert med spisebord og stoler til hver beboer og ekstra stoler til personalet. I perioder kan det være nødvendig at beboerne sitter alene, eller sammen med bare en pleier, under måltidene.

Det er viktig å sikre et godt lydmiljø da beboerne blir forstyrret av lyder fra telefon, personsøkere og alarmer. Dører og vinduer må ofte sikres slik at beboeren ikke kan rømme. Ledninger og rør må være skjult i veggen, ellers kan man risikere at dette fjernes. Radiatorer og varmeovner kan bli ødelagt, og vi anbefaler gulvvarme. Bilder og pyntegjenstander må i blant fjernes. Ofte vil veggpynt i tekstil være et godt alternativ. I skjermede enheter for personer med demens og uro er det ofte behov for lydisolerte rom. Da må døra også være lydisolert. På badet er det en fordel å ha skap, eller hyller høyt oppe på veggen slik at det personalet trenger i stellet er for hånden, men uten å forstyrre eller avlede beboeren.

Personer med demens og store pleiebehov

I senere stadium av demenssykdommen vil beboeren trenge omfattende stell og pleie. Mange kan ikke lenger uttrykke seg verbalt eller samhandle i aktiviteter. For å lette stell og pleie skal det legges til rette for at hjelpemidler kan benyttes på en rasjonell og energibesparende måte. Direkte adkomst fra seng til bad og WC med takheis og skinne gjør forflytningen enkel for personalet. Seng med elektrisk regulerbar høyde, hjertebrett og fotbrett anbefales. Rommet må dimensjoneres og møbleres slik at hjelpemidlene kan brukes effektivt. En sirkel på 1,5 m i diameter er nødvendig for at en rullestol skal kunne snus uten av møbler må flyttes på. I siste fase av sykdommen kan noen få perioder hvor de roper høyt uten at de lar seg trøste. Dette kan være forstyrrende og skremmende for medbeboere. Av den grunn kan det være nyttig med lydisolerte rom også i enheter for pleietrengende personer med demens.

Eksempler på aktuelle spørsmål tidlig i prosessen

• Hvilke modeller for fysisk utforming kan være aktuelle og ønskelige? (se neste kapittel for tegninger av modeller)

• Hvordan tenker vi at inngangspartiet og adkomsten til boenhetene skal være?

• Hvor skal utgang til utearealer være?

• Hvordan bør hagen utformes?

• Hvem skal bo i enheten og hvilke behov har disse beboerne for areal og tilrettelegging?

• Hvilke aktiviteter skal foregå i de ulike rommene?

• Hva trengs av hjelpemidler og lagerplass til disse?

• Hvilken infrastruktur og plattform planlegges med tanke på IKT, telefon, PC og alarmsystemer?

• Hvilke funksjoner skal inn i bygget for tillaging av mat og vask av tøy?

• Hvilke rom er det behov for?

• Hvilken størrelse og utforming skal disse rommene ha?

• Hvilke møbler og inventar er det behov for?

• Hva trengs av personalrom (kontor, møterom, samtalerom, rom til vaktmester, undervisningsrom, spiserom, garderobe, dusj og WC?

• Hvilke rom bør lydisoleres?

• Hvilke overflater planlegges på gulv, tak og vegger?

• Hvordan skal rommene skiltes?

• Hvordan bør badene utformes?

• Hva slags kraner og toaletter velges?

• Hva med felles bad/velværerom?

• Hva med kapell/bårerom?

• Hva med heis (dimensjonert for båre)?

• Hva slags bryterpanel bør velges i heisen slik at beboerne mestrer å bruke heisen alene?

• Hvor skal el-tavle/trafo/data-knutepunkt plasseres?

Slike spørsmål kan hjelpe til å styre diskusjonene mer målrettet. Resultater og forslag legges fram for styringsgruppa. Når man er enige om hovedlinjene kan prosjektgruppa jobbe videre med planene og gi anbefalinger underveis i byggeprosessen.

Idédugnad

Det første møtet mellom prosjektgruppa og ressurspersonene bør skje tidlig i prosessen. På idédugnaden sikres at alle får den samme informasjonen fra starten av, for eksempel om hvilke beboere som er tiltenkt plassene i boenheten, og fagfolkene får muligheter til å komme med innspill og avklare spørsmål. Idédugnaden er også en arena for å finne fram til kreative løsninger som ellers ikke ville ha kommet på bordet. De som bør være tilstede på idédugnaden i tillegg til prosjektgruppa er:

• Arkitekt

• Interiørarkitekt

• Kunstnerisk konsulent /utsmykkingskonsulent

• Landskapsarkitekt

• Elektroansvarlig

• Lyskonsulent

• VVS-ansvarlig

• Brannvesen

• Renholder

Det beste er om idédugnaden kan hjelpe prosjektgruppa til å definere premisser for det nye bygget, og at det er enighet om dette før arkitekten begynner å tegne. Husk at arkitekten må ta hensyn til tomt og himmelretninger, og at det ideelle som prosjektgruppa så for seg, kanskje likevel ikke kan realiseres fullt ut.

Byggekomité

Når byggekomiteen er nedsatt, avtales jevnlige møter under hele byggeprosessen. Det føres referater fra hvert byggemøte med nedtegnelser om alle beslutninger som er tatt og hvem som er ansvarlig for hva.

Når skisse av bygget foreligger

På dette stadiet har arkitekt, prosjektleder og byggekomité jobbet sammen, og arkitekten har skissert et mulig bygg. I denne fasen gjelder det å hente inn synspunkter og kommentarer på skissen. Hvilke styrker og svakheter har bygget? Hvilke valg gjør vi og hvorfor? Hva blir konsekvensene av disse valgene? Følger vi anbefalingene til Husbanken? (Dette er viktig dersom det skal søkes om tilskudd til bygget.) Følges anbefalingene i Nasjonale retningslinjer for demens? (www.helsedirektoratet.no)

Instanser som kan bidra med konstruktive kommentarer på skisser er Husbanken og Fylkesmannens kontor. Det er enklere og billigere å gjøre endringer når prosjektet er på skissestadiet enn når bygget er ferdig tegnet av arkitekten, eller når prosjektet er levert ut til anbud. Etter at tegningen er klar skal detaljene planlegges, og anbud innhentes på de ulike jobbene. Framgangsmåten kan bli litt ulik avhengig av om kommunen står som eier av bygget, eller bare skal leie bygget av for eksempel boligbyggerlaget.

Flere erfaringer viser at når byggingen tar til, betyr ikke det at prosjektlederen har gjort sitt og kan lene seg tilbake. Mange ting må bestemmes underveis i byggeprosessen, særlig når ting ikke går fram av tegningene, som for eksempel hvor kontakter og brytere skal plasseres. Andre eksempler er at byggebudsjettet ikke holder og man forsøker å spare penger ved å velge billigere materialer eller inventar enn planlagt, noe som kanskje bryter med premissene for bygget.

Ferdigstillelse og overtagelse

Bygget skal gjennomgås i alle detaljer før eier overtar og da er det viktig at prosjektleder går gjennom bygget med et kritisk blikk. Etter at bygget har vært i bruk i ett år, skal det være en befaring med kontroll og påpeking av feil og mangler ved bygget, såkalt ettårsbefaring. Det er viktig at prosjektleder følger opp bygget det første året, og noterer seg hva som fungerer bra og dårlig, slik at feil og mangler blir utbedret. Det er entreprenøren som er ansvarlig for utbedring av feil og mangler.