Nye byggeprosjekter vedtas politisk og forankres i ledelsen med et klart mandat. En ansvarsfordeling mellom styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgrupper er avgjørende for en smidig arbeidsprosess. Rutiner for kommunikasjon og rapportering må iverksettes og overholdes gjennom hele byggeprosessen.

Alle offentlige prosjekter og offentlig finansierte prosjekter skal legges ut på anbud. Anbudsformer kan variere fra rene totalentrepriseformer, via modifiserte totalentrepriser til delte entrepriser.

• Totalentreprise: Byggearbeid der entreprenøren i sin avtale med byggherren påtar seg både prosjektering og utførelse.
• Modifisert totalentreprise: Ved den modifiserte totalentreprise har byggherren – med egne rådgivere og før avtale inngås med totalentreprenøren – foretatt en del av prosjekteringen.
• Delte entrepriser: Her er det ulike former, men byggherre har et større ansvar for både prosjektering og oppfølging gjennom byggeprosessen. Byggherren inngår egne kontrakter med hver entreprenør, evt. en hoved-/generalentreprenør

Det er viktig at kriterier for valg av anbyder er klare, slik at man kan gjøre et kvalifisert valg.

Prosjektgruppa

Nye byggeprosjekter vedtas politisk og forankres i ledelsen med et klart mandat. En ansvarsfordeling mellom styringsgruppe, prosjektgruppe og arbeidsgrupper er avgjørende for en smidig arbeidsprosess. Rutiner for kommunikasjon og rapportering må iverksettes og overholdes gjennom hele byggeprosessen.

Alle offentlige prosjekter og offentlig finansierte prosjekter skal legges ut på anbud. Anbudsformer kan variere fra rene totalentrepriseformer, via modifiserte totalentrepriser til delte entrepriser.

• Totalentreprise: Byggearbeid der entreprenøren i sin avtale med byggherren påtar seg både prosjektering og utførelse.
• Modifisert totalentreprise: Ved den modifiserte totalentreprise har byggherren – med egne rådgivere og før avtale inngås med totalentreprenøren – foretatt en del av prosjekteringen.
• Delte entrepriser: Her er det ulike former, men byggherre har et større ansvar for både prosjektering og oppfølging gjennom byggeprosessen. Byggherren inngår egne kontrakter med hver entreprenør, evt. en hoved-/generalentreprenør

Det er viktig at kriterier for valg av anbyder er klare, slik at man kan gjøre et kvalifisert valg.

Milepæler og frister

Milepæler og frister

I byggeprosessen er det ofte korte tidsfrister som skal holdes og det kreves oversikt og innsikt for å planlegge og beslutte mye på kort tid. Det må settes opp en plan for når bestemmelser eller oppgaver skal være gjort. Prosjektleder setter opp en milepælsplan i samarbeid med prosjektgruppa. Prosjektleder bør opprette arbeidsgrupper som jobber med spesifikke spørsmål som romprogram og innhold, eller kriterier for utvelgelse av beboere til den/de nye boenhetene. På denne måten kan prosjektleder få innspill i tide til fristene, samtidig som hun knytter til seg ressurspersoner, og kan fungere som et knutepunkt for informasjon mellom alle aktørene i byggeprosessen. Prosjektgruppa skal først og fremst være premissleverandør, følge opp planleggingsprosessen og være bindeledd mellom kommunen og de prosjekterende.

Prosjektgruppa må ha tenkt igjennom hvilke behov bygget skal tjene før arkitekt innvies i prosjektet. Dersom arkitekt engasjeres før prosjektgruppa er etablert, vil det bety at prosjektet ikke er godt nok gjennomdrøftet innad i kommunen. Dette kan bli kostbart, både i forhold til penger og tid, fordi grunnlaget for prosjekteringen ikke er klarlagt. Det er lettere å planlegge utforming av og innhold i et bygg der arkitekten vet hvilket funksjonsnivå de framtidige beboerne vil ha. Personer med demens trenger spesiell tilrettelegging for kognitiv svikt. Enkelte beboere kan få tilleggsproblemer som utfordrende atferd, som kan arte seg som motorisk uro, vandring eller roping. Dette krever tilstrekkelig areal og lydisolering. Demenssykdommer vil som oftest progrediere slik at beboerne etter hvert vil bli mer pleietrengende. Boenhetene må tilrettelegges for dette, eller man må ha en plan for å differensiere beboerne i grupper etter funksjonsnivå.

For å lese mer om demens, anbefales læreboka "Demens - Fakta og utfordringer", brosjyren "Hva er demens" og hjemmesiden www.aldringoghelse.no

Brukervennlighet

Et brukervennlig miljø vil si å tilrettelegge det fysiske miljøet for den gruppen mennesker som skal bo der og de som skal arbeide der. Prinsippene for universell utforming skal følges der de ikke kommer i konflikt med spesielle behov som personer med demens har, som for eksempel behov for kontraster o.l.

Personer med demens har svikt som påvirker kognitive funksjoner. Nedsatt hukommelse fører lett til at en ikke husker hvor eget rom eller leilighet er, ikke husker hvor en selv er og hvorfor en er der, eller det kan være vansker med å huske navn og gjenkjenne personalet. Nedsatt orienteringsevne påvirker evnen til å finne fram i boenheten, finne eget rom og WC, finne veien til kjøkken og stue, og finne veien utendørs. Orienteringsevne vil kunne ha med tidsorientering å gjøre, det å kunne skjelne dag fra natt og å følge en normal døgnrytme. Enkelte får vansker med å være orientert om egen person i senere stadier av sykdommen.

Oppmerksomheten svekkes slik at mange ikke tolker omgivelsene sine som tidligere. Evnen til resonnering, abstrakt tenkning og problemløsning er svekket, likeledes evnen til å lære nye ting.

Tilrettelegging for kognitiv svikt er svært viktig om en skal få et brukervennlig miljø. Tiltak som har vist seg å fungere bra er å bruke navneskilt på dørene til beboerrommene, eventuelt andre personlige landemerker, som bilder eller pyntegjenstander ved døra. Det kan være positivt å forsterke enkelte viktige inntrykk ved å bruke kontrastfarger, dette kan både fange oppmerksomheten og gi tydeligere og forenklet informasjon. For eksempel har det vært rapportert gode erfaringer med at døra til WC i fellesarealet har en annen farge enn de andre dørene i enheten. I en boenhet hadde de valgt rød dør til WC og i tillegg et symbol og teksten WC på dørbladet. Dette gjorde det lettere for beboerne å finne WC, noe personalet opplevde som en avlastning i og med at de slapp å følge beboerne til WC.

Valg av kraner og brytere er viktig med tanke på at beboerne har vansker med å lære å bruke nye ting. Det anbefales kraner og brytere som beboerne har sjanse til å kjenne igjen, og som de klarer å bruke ut fra gamle vaner og rutiner.

Tilgjengelighet

Tilgjengelighet handler om både fysisk og visuell tilgang til rom og aktiviteter i enheten. På beboerens rom eller leilighet bør det være mulig å se WC fra senga.

Helst bør døra til badet være synlig fra senga. Hvis døra står på gløtt, og lyset på badet er på, vil beboeren lett kunne orientere seg og finne WC om natta. Fra en skjermet enhet ble det rapportert at nattevakta på sine runder slo lyset på og satte døra til badet på gløtt, nettopp for å hjelpe beboeren til å finne fram til WC. Dersom dette ikke ble gjort, gikk beboeren oftere ut på gangen for å lete etter WC.

I fellesarealene betyr tilgjengelighet at beboerne lett kan finne fram til felles stue og kjøkken. I en engelsk artikkel hevdes det at beboerne må oppleve felles stue og kjøkken som sitt territorium. Da kan de bruke rommet og føle seg trygge der (Brawley 1997).

Adkomst til hage fra fellesarealene er rapportert som viktig. Flere boenheter som har bygd nye enheter med direkte adkomst til hage, sier at dette er svært verdifullt. Beboerne kan gå ut og inn som de ønsker, og de opplever seg ikke innesperret slik de gjorde på den gamle enheten uten uteareal.

Arbeidsmiljø

Et bokollektiv/sykehjem for personer med demens er både et bo- og behandlingstilbud og en arbeidsplass. Siden beboerne er avhengige av hjelp og støtte til alle daglige aktiviteter, vil boenheten også være en arbeidsplass. Omsorgsideologi og hvordan tjenesten skal utføres vil spille en stor rolle for utformingen av enheten. De ansatte må ha areal for å utøve sin gjerning. Det er behov for kontorplass, arkivskap og hyller for oppbevaring av papirer, telefon og datamaskin, og det er behov for møte- og samtalerom for personalet. I tillegg er det nødvendig med garderobe, som kan deles med andre ansatte på huset.

At arbeidsmiljøet er funksjonelt betyr at det er praktisk tilrettelagt med hensyn til avstand og tilgjengelighet mellom vitale servicerom, som skyllerom, lintøylager, matvarelager etc.

Krav til utforming av arbeidsplassen og arealer for personalet finner vi i Arbeidstilsynets publikasjoner – se litteraturliste.

Planlegging for beboere med spesielle behov

Personer med demens og utfordrende atferd

Erfaringer viser at arealbehovet er større i boenheter for personer med utfordrende atferd enn i vanlige boenheter for personer med demens. Bogrupper/bokollektiv for personer med atferdsvansker bør planlegges for to til fire personer. I boenhetene kan badene gjerne være større enn minstekrav (ca. 6m2) fordi de ofte trenger to pleiere i stellet.

Fellesarealene bør være romslige og med brede korridorer. God takhøyde er viktig, gjerne med overlys for at rommene ikke skal virke trange og knugende. Kjøkkenet i fellesarealet bør være møblert med spisebord og stoler til hver beboer og ekstra stoler til personalet. I perioder kan det være nødvendig at beboerne sitter alene, eller sammen med bare en pleier under måltidene.

Det er viktig å sikre et godt lydmiljø da beboerne blir forstyrret av lyder fra telefon, personsøkere og alarmer. Dører og vinduer må ofte sikres slik at beboeren ikke kan rømme. Det bør også, ved spesielt utagerende beboere - stilles krav til sikkerhetsglass i både vinduer og glassdører ut over krav i TEK. Ledninger og rør må være skjult i veggen, ellers kan man risikere at dette fjernes. Radiatorer og varmeovner kan bli ødelagt, og vi anbefaler gulvvarme. Bilder og pyntegjenstander må iblant fjernes. Ofte vil veggpynt i tekstil være et godt alternativ. I skjermede enheter for personer med demens og uro er det behov for lydisolerte rom med krav utover det som stilles til vanlige beboerrom. Da må døra også være ekstra lydisolert. På badet er det en fordel å ha skap, eller hyller høyt oppe på veggen slik at det personalet trenger i stellet er for hånden, men uten å forstyrre eller avlede beboeren.

Personer med demens og store pleiebehov

I senere stadium av demenssykdommen vil beboeren trenge omfattende stell og pleie. Mange kan ikke lenger uttrykke seg verbalt eller samhandle i aktiviteter. For å lette stell og pleie skal det legges til rette for at hjelpemidler kan benyttes på en rasjonell og energibesparende måte. Direkte adkomst fra seng til bad og WC med takheis og skinne gjør forflytningen enkel for personalet. Seng med elektrisk regulerbar høyde, hjertebrett og fotbrett anbefales. Rommet må dimensjoneres og møbleres slik at hjelpemidlene kan brukes effektivt. En sirkel på 1,5 m i diameter på begge sider av seng i pleiestilling, samt 1,4 m ved fotende er nødvendig for at en rullestol skal kunne snus uten at møbler må flyttes på, og at to pleiere kan stelle sammen (dette er for øvrig krav som stilles til alle beboerrom). I siste fase av sykdommen kan noen pasienter få perioder hvor de roper høyt uten at de lar seg trøste. Dette kan være forstyrrende og skremmende for medbeboere. Lydisolerte rom er et krav til alle beboerrom.

Eksempler på aktuelle spørsmål tidlig i prosessen

Følgende spørsmål er viktige å stille i en tidlig fase av planleggingen:

• Hvilke modeller for fysisk utforming kan være aktuelle og ønskelige? (se neste kapittel for tegninger av modeller)
• Hvordan tenker vi at inngangspartiet og adkomsten til boenhetene skal være?
• Hvor skal utgang til utearealer være?
• Hvordan bør hagen utformes?
• Hvem skal bo i enheten og hvilke behov har disse beboerne for areal og tilrettelegging?
• Hvilke aktiviteter skal foregå i de ulike rommene?
• Hva trengs av hjelpemidler og lagerplass til disse?
• Hvilken infrastruktur og plattform planlegges med tanke på IKT, telefon, PC og alarmsystemer?
• Hvilke funksjoner skal inn i bygget for tillaging av mat og vask av tøy?
• Hvilke betjenende rom (skyllerom, bøttekott, lagerrom o.l.) er det behov for?
• Hvilken størrelse og utforming skal disse rommene ha?
• Hvilke møbler og inventar er det behov for?
• Hva trengs av personalrom (kontor, møterom, samtalerom, rom til vaktmester, undervisningsrom, spiserom, garderobe, dusj og WC? (Arbeidstilsynets krav).
• Hvilke rom bør lydisoleres? (NS 8175: 2012).
• Hvilke overflater planlegges på gulv, tak og vegger?
• Hvordan skal rommene skiltes?
• Hvordan bør badene utformes? Husbank og Arbeidstilsyn stiller krav til størrelse og møblering (Husbanken: veiviser – bolig for velferd; dimensjonering). Disse kravene kan være forskjellige.
• Hva slags kraner og toaletter velges?
• Hva med felles bad/velværerom?
• Hva med kapell/bårerom?
• Hva med heis (dimensjonert for båre eller sykeseng)? Det er krav om heis hvis bygget har mer enn en etasje.
• Hva slags bryterpanel bør velges i heisen slik at beboerne mestrer å bruke heisen alene?
• Hvor skal el-tavle/trafo/data-knutepunkt plasseres?

Slike spørsmål kan hjelpe til å styre diskusjonene mer målrettet. Resultater og forslag legges fram for styringsgruppa. Når man er enige om hovedlinjene kan prosjektgruppa jobbe videre med planene og gi anbefalinger underveis i prosjekteringsfasen.

Idédugnad

Det første møtet mellom prosjektgruppa og ressurspersonene bør skje tidlig i prosessen. På idédugnaden sikres at alle får den samme informasjonen fra starten av, for eksempel om hvilke beboere som er tiltenkt plassene i boenheten, og fagfolkene får muligheter til å komme med innspill og avklare spørsmål. Idédugnaden er også en arena for å finne fram til kreative løsninger som ellers ikke ville ha kommet på bordet. De som bør være tilstede på idédugnaden i tillegg til prosjektgruppa er:

• Arkitekt
• Interiørarkitekt
• Kunstnerisk konsulent /utsmykkingskonsulent
• Landskapsarkitekt
• Elektrokonsulent
• Lyskonsulent = som regel elektrokonsulent
• VVS-konsulent
• Brannvesen, evt. brannkonsulent
• Renholder

Det beste er om idédugnaden kan hjelpe prosjektgruppa til å definere premisser for det nye bygget, og at det er enighet om dette før arkitekten begynner å tegne. Husk at arkitekten må ta hensyn til ulike lov- og regelverk, tomt o.a. , og at det ideelle som prosjektgruppa så for seg, kanskje likevel ikke kan realiseres fullt ut.

Prosessen videre

Prosessen videre avhenger av hvilken entreprisemodell som er valgt.

Når skisse av bygget foreligger

^{(ved byggherrestyrt entreprise)}

På dette stadiet har arkitekt, prosjektleder og prosjektgruppe jobbet sammen, og arkitekten har skissert et mulig bygg. I denne fasen gjelder det å hente inn synspunkter og kommentarer på skissen. Hvilke styrker og svakheter har bygget? Hvilke valg gjør vi og hvorfor? Hva blir konsekvensene av disse valgene? Følger vi anbefalingene til Husbanken? Dette er en forutsetning for å få lån og tilskudd. Følges anbefalingene i Nasjonale retningslinjer for demens? (www.helsedirektoratet.no). Følges Arbeidstilsynets retningslinjer?

Instanser som kan bidra med konstruktive kommentarer på et tidlig stadium er Husbanken og Fylkesmannens kontor. Det er enklere og billigere å gjøre endringer når prosjektet er på skissestadiet enn når bygget er ferdig tegnet av arkitekten, eller når prosjektet er levert ut til anbud.

Etter at endringer er innarbeidet og bygget klart for byggemelding, er prosjektet å se på som et forprosjekt. Så skal bygget detaljplanlegges, og anbud innhentes på de ulike fagene. . Flere erfaringer viser at når byggingen tar til, betyr ikke det at prosjektlederen har gjort sitt og kan lene seg tilbake. Mange ting må bestemmes underveis i byggeprosessen., Andre utfordringer er at byggebudsjettet ikke holder og man forsøker å spare penger ved å velge billigere materialer eller inventar enn planlagt, noe som kanskje bryter med premissene for bygget.

Det er enkelte steder vanlig å oppnevne en byggekomite, som følger byggingen. Når byggekomiteen er nedsatt, avtales jevnlige møter under hele byggeprosessen. Det føres referater fra hvert byggemøte med nedtegnelser om alle beslutninger som er tatt og hvem som er ansvarlig for hva.

Ferdigstillelse og overtagelse

Når bygget er ferdigstilt skal det gjennomgås i alle detaljer før eier overtar (ferdigbefaring). Da skal prosjektleder og de prosjekterende gå gjennom bygget med et kritisk blikk, og notere avvik i forhold til anbudsforespørsel. Disse skal så rettes før byggherre overtar bygget. Etter at bygget har vært i bruk i ett år, skal det være en befaring med kontroll og påpeking av feil og mangler ved bygget, såkalt ettårsbefaring. Det er viktig at prosjektleder følger opp bygget det første året, og noterer seg hva som fungerer bra og dårlig, slik at feil og mangler blir utbedret. Det er entreprenøren som er ansvarlig for utbedring av feil og mangler i forhold til krav stilt i anbudsmaterialet.